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Prompts für die Projektplanung mit KI

Prompts für Projekt- und Ressourcenplanung mit KI: Voraussetzungen, Ergebnisse, Vorgehen und Grenzen mit Rillsoft Project.

Jeder Prompt hier ist eine Frage in Anwenderworten, die ein KI-Assistent an das geöffnete Rillsoft-Project-Projekt stellt. Die Seite zum Prompt nennt, was Sie dafür brauchen, was Sie bekommen, wie die Antwort entsteht und wo ihre Grenzen liegen. Die Antwort liest die KI aus der berechneten Ansicht oder Konfliktliste von Rillsoft Project – gerechnet wird dort.

Die Prompts sind in fünf Gruppen geordnet: Ressourcen (wer ist frei, wer passt), Kapazität (Bedarf gegen Angebot je Qualifikation und Zeitraum), Projektmanagement (Termine, Risiken, Status, Basisplan), Portfolio und Belegschaft (mehrere Projekte, standortfremde Besetzung) sowie Dashboard (Berichte für die Leitung in Kapiteln).

Ressourcen

Wer ist nächste Woche überlastet? „Wer ist nächste Woche überlastet? Nenne je Person die betroffenen Vorgänge und die Stunden über der Kapazität.“ Ändert · Undo Freie Ressourcen für Projekt X finden „Finde freie Ressourcen für das Projekt ERP-Modul Rechnungswesen: Welche Vorgänge sind noch nicht voll besetzt, und wer passt jeweils?“ Nur lesen Lizenz Welche Qualifikationen fehlen für die geplante Arbeit? „Welche Qualifikationen fehlen für die geplante Arbeit? Zeig mir die Vorgänge mit offener Bilanz je Rolle.“ Nur lesen Welche passenden Kandidaten sind für diesen Vorgang frei? „Welche passenden Kandidaten sind für den Vorgang „Brandwände und Trennwände“ frei? Nenne Bereitschaft, freie Kapazität und Kosten.“ Nur lesen Lizenz Besetze die offenen Rollen im Projekt „Besetze die offenen Rollen im Projekt „Verpackungszelle P-80“ mit passenden Personen. Nenne je Vorgang, wen du vorschlägst und warum, und besetze erst nach meiner Bestätigung.“ Ändert · Undo Lizenz

Kapazität

Kapazitätsbericht je Rolle: Verlauf, Anteile, Bedarf und Angebot „Ein Kapazitätsbericht je Rolle in vier Teilen: Verlauf, Anteile als Kreisdiagramm, Bedarf und Angebot je Rolle und je Abschnitt.“ Ändert · Undo SAP-Aufträge mit KI auf Kapazitätsengpässe prüfen „SAP-Fertigungs- oder Instandhaltungsaufträge nur lesend holen, in Rillsoft Project auf einer Pool-Kopie planen, Abgleich, Engpassbericht je Arbeitsplatz, Rillsoft zurücksetzen.“ Ändert · Undo Mit Video Kapazitätsengpässe der nächsten drei Monate „Zeig mir die Kapazitätsengpässe der nächsten drei Monate, je Qualifikation und Woche.“ Ändert · Undo Mit Video Bedarf und verfügbare Kapazität je Woche vergleichen „Vergleiche den Bedarf mit der verfügbaren Kapazität je Woche für die nächsten acht Wochen, je Qualifikation.“ Ändert · Undo Welche gemeinsam genutzten Maschinen sind der größte Engpass? „Welche gemeinsam genutzten Maschinen bilden den größten Engpass? Vergleiche Bedarf und Exemplare je Maschinenart.“ Ändert · Undo Wie ändert sich die Kapazitätsansicht, wenn Arbeit verschoben wird? „Verschiebe die Fördertechnik-Montage um zwei Wochen nach hinten und zeig mir, wie sich die Kapazitätsansicht der Mechatronik ändert.“ Ändert · Undo

Projekt

Welche Vorgänge sind verspätet oder ohne Puffer? „Welche Vorgänge sind zum Stichtag verspätet, und welche haben keinen freien Puffer mehr?“ Nur lesen Was sind die größten Risiken für Projekt X? „Was sind die größten Risiken für das Projekt Montagelinie MX-200? Nenne je Risiko den Vorgang, den Grund und die Wirkung auf den Endtermin.“ Nur lesen Fasse den aktuellen Projektstatus zusammen „Fasse den aktuellen Projektstatus zusammen: Termine, Fortschritt, offene Konflikte und Abweichung vom Basisplan, in fünf Absätzen für die Geschäftsführung.“ Nur lesen Aktuellen Plan mit dem gewählten Basisplan vergleichen „Vergleiche den aktuellen Plan mit dem gewählten Basisplan: Wo weichen Termine, Aufwand und Kosten am stärksten ab?“ Ändert · Undo Was passiert im Projekt X, wenn Phase Y zwei Wochen später startet? „Was passiert im ERP-Projekt, wenn die Datenmigration zwei Wochen später startet? Nenne die verschobenen Folgetermine, den neuen Endtermin und neue Konflikte – und nimm die Änderung danach zurück.“ Ändert · Undo Mach aus meiner Excel-Tabelle ein Projekt in Rillsoft Project „Mach aus meiner Excel-Tabelle ein Projekt in Rillsoft Project – frag mich, was du dafür brauchst.“ Neues Projekt Leg aus dieser Projektbeschreibung einen Plan an „Leg aus dieser Projektbeschreibung einen Plan in Rillsoft Project an: Phasen als Teilprojekte, Vorgänge mit Dauer, Abhängigkeiten und benötigten Rollen. Projektstart ist der 1. Oktober 2026.“ Neues Projekt Mit Video

Portfolio und Belegschaft

Welche Projekte konkurrieren um dieselben Ressourcen? „Welche Projekte konkurrieren um dieselben Ressourcen? Zeig mir je Qualifikation, welche Projekte im selben Zeitraum Bedarf anmelden.“ Ändert · Undo Qualifizierte Personen außerhalb des bevorzugten Teams finden „Das lokale Team für „Brandwände und Trennwände“ ist voll. Finde qualifizierte Maurer außerhalb des bevorzugten Teams, die im Zeitraum frei sind, und besetze die offene Bilanz.“ Ändert · Undo Lizenz

Dashboard für die Leitung

Die Prompts dieser Gruppe beantworten Fragen aus dem Katalog der Managementfragen; dort steht auch, welche Fragen noch folgen. Zum Katalog der 22 Managementfragen

Management-Dashboard „Ein Management-Dashboard aus Kapiteln des Katalogs: Ampeln, Engpässe, Prioritäten – jedes Kapitel vollständig, als PDF im A4-Querformat.“ Ändert · Undo Welche Projekte brauchen jetzt Aufmerksamkeit? „Welche Projekte brauchen jetzt Aufmerksamkeit? Die Projekte nach Ampeln für Termine, Fortschritt, Ressourcen und Kosten geordnet, jeder Platz mit Zahlen begründet.“ Ändert · Undo Welche Projektbereiche sind kritisch? „Welche Projektbereiche entwickeln sich kritisch? Je Teilprojekt die verspäteten Vorgänge, die wandernden Zusagen und die Vorgänge ohne Reserve, mit Ampel.“ Nur lesen Welche Projekte liegen im Fortschritt zurück? „Welche Projekte liegen hinter ihrem Fortschritt zurück? Soll gegen Ist zum Stichtag, der Rückstand in Prozentpunkten und Stunden mit Ampel.“ Ändert · Undo Welche Meilensteine stehen im Zeitraum an? „Welche Meilensteine stehen im Zeitraum an? Ein Zeitstrahl je Projekt mit dem Status: erreicht, hält oder wandert – mit neuem Datum und Verzug.“ Nur lesen Welche zugesagten Liefertermine sind gefährdet? „Welche Projekte halten ihre zugesagten Termine nicht? Die fixierten Meilensteine, die wandern müssten – mit neuem Datum, Verzug in Arbeitstagen und Ursache.“ Nur lesen Wie weicht der Plan vom Basisplan ab? „Wie weicht die Terminplanung vom Basisplan ab? Projektende, Meilensteine und Vorgänge mit der Abweichung in Arbeitstagen, je Projekt mit Ampel.“ Ändert · Undo Gesamtzustand der Projekte mit Ampel „Gesamtzustand der Projekte mit Ampeln für Termine, Fortschritt, Ressourcen und Kosten – zu jeder nicht grünen Ampel die Zahl, die sie färbt.“ Ändert · Undo Was liegt auf dem kritischen Pfad? „Welche Vorgänge liegen auf dem kritischen Pfad? Rückwärts von jedem zugesagten Termin über die Vorgänge ohne Endreserve, je Projekt mit der längsten Kette.“ Nur lesen Bedarf und Angebot im Verlauf als Diagramm „Bedarf und verfügbare Kapazität im Verlauf: je Abschnitt zwei Säulen, die Unterdeckung aus Tageswerten und je unterdeckter Rolle ein eigenes Diagramm.“ Ändert · Undo Welche Verschiebung trifft andere Projekte? „Welche Terminverschiebungen wirken auf andere Projekte? Die Kopplung der Projekte über gemeinsame Rollen an Engpasstagen, als Matrix.“ Nur lesen Zeichne die Rollenauslastung als gestapeltes Säulendiagramm „Rollenauslastung als gestapeltes Säulendiagramm: je Abschnitt eine Säule, je Rolle ein farbiges Segment, die Summe über der Säule.“ Ändert · Undo Was wird im kommenden Zeitraum kritisch? „Welche kritischen Entwicklungen stehen an? Meilensteine und Unterdeckung je Woche auf einer Zeitachse – mit der engsten Woche und der längsten Engpassphase.“ Nur lesen Welche Rollen haben freie Kapazität? „Welche Rollen haben freie Kapazität? Die freien Stunden je Rolle aus den Tageswerten, mit Anteil am Angebot, Tagen und einem Wochendiagramm je Rolle.“ Nur lesen Welche Rollen sind überlastet? „Welche Rollen sind überlastet? Kapazitätsabgleich je Rolle auf Tagesskala – Unterdeckung in Stunden, Prozent und Tagen, je Rolle ein Diagramm.“ Ändert · Undo Wann und wo sind die größten Engpässe? „Wann und wo entstehen die größten Kapazitätsengpässe? Die Unterdeckung je Rolle und Woche als Heatmap, dazu die zehn größten Engpässe.“ Ändert · Undo Welches Projekt hat das höchste Terminrisiko? „Welche Projekte haben das höchste Terminrisiko? Die Rangfolge aus Verschiebung der Zusagen, Vorgängen ohne Reserve und anteiliger Unterdeckung.“ Ändert · Undo Ressourcenkonfliktmatrix: Welches Projekt trägt welchen Engpass? „Welche Projekte konkurrieren um dieselben Rollen? Die fehlenden Stunden jedes Engpasstags nach Bedarfsanteil verteilt, als Matrix Rolle × Projekt.“ Ändert · Undo Welche Projekte treffen die Engpässe? „Welche Projekte sind von Ressourcenengpässen betroffen? Der Anteil an der Unterdeckung je Projekt und Rolle, nach Stunden geordnet und gefärbt.“ Nur lesen Welche Projekte überschreiten ihre geplanten Kosten? „Welche Projekte überschreiten ihre geplanten Kosten? Kostenabweichung gegen den Basisplan je Projekt mit Ampel und den Vorgängen, aus denen die Mehrkosten kommen.“ Ändert · Undo Welche Verschiebung entschärft den Engpass? „Welche Ressourcenverschiebung entschärft den größten Engpass? Personen der Engpassrolle mit freier Kapazität, ohne Terminkonflikt zuerst – als Vorschlag.“ Nur lesen Lizenz Welche Maßnahmen sollten jetzt eingeleitet werden? „Welche Maßnahmen sollten jetzt eingeleitet werden? Ein Maßnahmenplan aus den Ampeln des Dashboards – je Maßnahme die auslösende Zahl, der Rang und der Vorschlag.“ Ändert · Undo Lizenz Zeichne Soll- und Ist-Kosten als Balkendiagramm „Kosten gegen den Basisplan als Balkendiagramm: je Projekt Soll und Ist nebeneinander, mit der Abweichung in Betrag und Prozent.“ Ändert · Undo Zeichne Soll- und Ist-Kosten für einen Zeitraum „Kosten im Zeitraum als Säulendiagramm: je Projekt Soll gegen Ist, anteilig nach Arbeitszeit gerechnet, mit den Mehrkosten über jedem Paar.“ Ändert · Undo Zeig den Kostenverlauf Soll und Ist je Woche „Kostenverlauf je Woche: Soll und Ist als Säulen, darunter beide kumuliert als Linien auf derselben Wochenachse.“ Ändert · Undo