Kapazitätsbericht je Rolle mit KI

Alle gezeigten Personen, Firmen und Projekte sind synthetische Beispieldaten von Rillsoft – aus den ausgelieferten Branchenpaketen oder, wo genannt, aus einem Testprojekt.

Der Prompt

Erstelle aus Rillsoft Project ein Management-Dashboard für einen Zeitraum mit dem Kapitel Rollen. Frag mich zuerst nach Projekt oder Portfolio, Zeitraum und Zeiteinheit und schlag eine Zeitskala für den Verlauf vor. Das Kapitel hat vier Teile mit demselben Zeitraum: A gestapelte Säulen der Rollenauslastung je Abschnitt, B ein Kreisdiagramm der Anteile je Rolle, C Säulen mit Bedarf und Angebot je Rolle aus dem Kapazitätsabgleich und D Bedarf und Angebot je Abschnitt im Verlauf, mit Unterdeckung aus Tageswerten. Alle vier Teile gehören dazu, auch der Kreis; lass keinen weg und zähl am Ende auf, welche Diagramme der Bericht enthält. Prüf, dass die Summen übereinstimmen. Stelle den vollständigen Bericht als PDF im A4-Querformat zum Herunterladen bereit, mit lesbaren Diagrammen, vollständigen Tabellen und sauberen Seitenumbrüchen. Gib im Chat zusätzlich drei Kernaussagen mit Zahlen aus. Falls du keine PDF erzeugen kannst, liefere eine druckfertige HTML-Datei zum Speichern als PDF. Verlinke nur tatsächlich erstellte Dateien.

Ändert das Projekt (ein Undo-Schritt)

Ausführlichen Prompt anzeigen

Erstelle aus Rillsoft Project ein Management-Dashboard mit dem Kapitel Rollen (berufliche Rollen). Frag mich zuerst nach: - Objekt: welches Projekt oder Portfolio (nenne das geöffnete und lass es mich bestätigen), - Zeitraum: Anfang und Ende – er gilt für alle Teile, - Zeiteinheit: Stunden oder Personentage (nenne die im Programm eingestellte), - Zeitskala für den Verlauf: schlag eine vor (höchstens etwa 30 Säulen). Daten: - Rollenauslastung, flach nach Rolle, absolute Darstellung, Zeitfilter auf den Zeitraum, Zeitskala wie bestätigt: ein Report für Verlauf und Anteile. - Kapazitätsabgleich Personal, flach nach Rolle, absolut mit Kapazität, derselbe Zeitfilter, Zeitskala Tag: Bedarf, Angebot und Unterdeckung aus Tageswerten je Rolle; dieselben Tageswerte je Abschnitt der Zeitskala summiert für den Verlauf von Bedarf und Angebot. - Prüf vor dem Zeichnen, dass Gesamtaufwand und Aufwand je Rolle in beiden Ansichten gleich sind; wenn nicht, nenn die Abweichung statt des Kapitels. - Rechne nichts aus dem Plan nach. Dashboard: 1. Kopf mit Titel „Management-Dashboard“, Kapitel, Objekt, Zeitraum, Einheit, Stand und Quelle. 2. Kernaussagen: drei bis fünf Sätze, jeder mit einer Zahl – Gesamtaufwand und Auslastung, höchster Abschnitt, größte Rolle mit Anteil, Unterdeckungen an einzelnen Tagen mit Monat. 3. Teil A – Verlauf: gestapelte Säulen je Abschnitt, Summe über jeder Säule, keine Kapazitätslinie. 4. Teil B – Anteile: Kreisdiagramm, größtes Stück zuerst, Prozente ergeben genau 100, Legende mit Stunden und Anteil. 5. Teil C – Bedarf und Angebot je Rolle: je Rolle zwei Säulen, Unterdeckung mit Zeichen, Text und Monat; darunter eine Tabelle der Unterdeckungen. 6. Teil D – Bedarf und Angebot im Verlauf: je Abschnitt zwei Säulen auf einer Achse, darüber die Unterdeckung an einzelnen Tagen mit Zeichen und Stunden; darunter für jede Rolle mit Unterdeckung ein eigenes Diagramm auf derselben Zeitachse – so viele Diagramme wie Rollen mit Unterdeckung. 7. Kennzahlen als Tabelle. 8. Datengrundlage und Grenzen; zähl dort auf, welche der vier Teile der Bericht enthält – es sind alle vier, auch der Kreis aus Punkt 4. Gestaltung: dieselbe Farbe je Rolle in Verlauf und Anteilen, Rollen nach Rollennummer, einheitliche deutsche Zahlenschreibweise, jedes Diagramm mit Titel und Zeitraum, Business-Dashboard-Stil, ein Teil je Seite im Druck. Setze die Ansicht danach auf den vorherigen Zustand zurück und speichere das Projekt nicht. Ausgabe: Stelle den vollständigen Managementbericht als herunterladbare PDF-Datei im A4-Querformat bereit. Verwende lesbare Diagramme, vollständige Tabellen und saubere Seitenumbrüche; prüfe vor der Ausgabe, dass nichts abgeschnitten ist. Gib im Chat zusätzlich drei Kernaussagen mit Zahlen aus dem Bericht aus. Kannst du keine PDF erzeugen, stelle stattdessen eine druckfertige HTML-Datei bereit und erkläre „Im Browser öffnen → Drucken → Als PDF speichern“. Kannst du keine Datei bereitstellen, gib den vollständigen HTML-Code aus und benenne diese Grenze. Verlinke nur tatsächlich erstellte Dateien.

In Ihren Worten

Halbjahr: Mach mir den Kapazitätsbericht je Rolle für unser Portfolio von Dezember bis Mai, in Stunden, Verlauf je Woche.
Einzelprojekt: Wie verteilt sich der Aufwand dieses Projekts im nächsten Quartal auf die Rollen, und reicht das Angebot je Rolle?
Personalgespräch: Welche Rolle trägt den größten Anteil am Aufwand, und in welcher Woche wird es am engsten?

Was Sie dafür brauchen

Ein geöffnetes Projekt oder Portfolio, dessen Vorgängen berufliche Rollen zugewiesen sind, und ein Ressourcenpool mit Personen in diesen Rollen.
Antworten auf die Rückfragen der KI: Objekt, Zeitraum, Zeiteinheit und die Zeitskala für den Verlauf.
Der Nur-Lesen-Modus reicht nicht: Die KI stellt Ansicht, Zeitfilter und Zeitskala zweimal um – je ein Undo-Schritt; Fachdaten bleiben unberührt, am Ende stellt sie die Ansicht zurück.
Ein KI-Client, der Diagramme zeichnen kann. Rillsoft Project liefert die Zahlen.

Was Sie bekommen

Ein Bericht aus vier Diagrammen und kurzen Texten dazu, alle mit demselben Zeitraum. Im Testportfolio Stahl- und Fassadenbau (fünf Projekte, elf Rollen), 01.12.2026 bis 31.05.2027, in Stunden, Verlauf je Woche: 16.688 Stunden Bedarf stehen gegen 41.152 Stunden Angebot, die Rollen sind zusammen zu 41 % ausgelastet.

Teil A zeigt den Verlauf je Woche – die Last steigt bis KW 9/2027 auf 1.024 Stunden und fällt zum Mai auf 384; in KW 53/2026 gibt es keinen Bedarf. Teil B zeigt die Anteile: Montage – Monteur Stahlbau trägt 18,7 %, die drei größten Rollen zusammen 51 %, die kleinste 0,4 %. Teil C stellt je Rolle Bedarf und Angebot nebeneinander: In der Summe reicht das Angebot bei jeder Rolle, an einzelnen Tagen fehlen trotzdem 200 Stunden bei 5 von 11 Rollen – am meisten Produktion Fassade – Metallbauer Fassade mit 88 Stunden an 11 Tagen im Februar 2027. Teil D zeigt denselben Bedarf und dasselbe Angebot je Woche; in keiner Woche liegt der Bedarf in der Summe über dem Angebot, und darunter steht für jede unterdeckte Rolle ein eigenes Diagramm.

Management-Dashboard, Kapitel Rollen, Portfolio Stahl- und Fassadenbau, 01.12.2026–31.05.2027: Kernaussagen (16.688 Stunden Bedarf gegen 41.152 Stunden Angebot, 41 % Auslastung; stärkste Woche KW 9/2027 mit 1.024 Stunden; größte Rolle Montage – Monteur Stahlbau 18,7 %; 5 von 11 Rollen an einzelnen Tagen unterdeckt, zusammen 200 Stunden), Kennzahlentabelle und Teil A: gestapelte Säulen je Kalenderwoche von KW 49 bis KW 22 mit Summen zwischen 96 und 1.024 Stunden, KW 53 leer, Legende mit elf Rollen — Ergebnis des Prompts, erste Seite: Kernaussagen, Kennzahlen und der Verlauf je Woche – die Last steigt bis KW 9 auf 1 024 Stunden

Teil B des Kapitels Rollen: Kreisdiagramm der Rollenauslastung im Zeitraum 01.12.2026–31.05.2027, größtes Stück bei 12 Uhr: Montage – Monteur Stahlbau 18,7 %, Produktion Stahlbau – Stahlbauschlosser 16,5 %, Montage – Monteur Fassade 16,3 %, Metallbauer Fassade 9,7 %, Konstrukteur Stahlbau 8,4 %, Konstrukteur Fassade 7,6 %, Arbeitsvorbereiter 7,0 %, Projektleiter 6,8 %, Obermonteur 6,1 %, Schweisser 2,5 %, Schweissaufsicht 0,4 %; rechts die Tabelle mit Stunden und Anteil, Summe 16.688 Stunden und 100 % — Anteile je Rolle: Die drei größten Rollen tragen zusammen 51 % des Aufwands, die Prozente ergeben genau 100

Teil C des Kapitels Rollen: je Rolle zwei Säulen, Bedarf in Blau und Angebot in Grau-Blau, Angebot überall höher; rote Hinweise bei 12.001 und 13.001 (je −24 h, Dez 2026), 15.001 (−88 h, 11 Tage, Feb 2027), 16.002 (−48 h, Feb–Mär 2027) und 16.003 (−16 h, Mär 2027); darunter die Tabelle der Unterdeckungen — Bedarf und Angebot je Rolle: In der Summe reicht das Angebot überall, an einzelnen Tagen fehlen fünf Rollen zusammen 200 Stunden

Teil D des Kapitels Rollen: Bedarf und Angebot je Kalenderwoche von KW 49/2026 bis KW 22/2027, je Woche eine blaue Säule für den Bedarf und eine grau-blaue für das Angebot, das Angebot liegt in jeder Woche höher; rote Zeichen mit fehlenden Stunden über KW 49 und 50 (je −24) sowie KW 5 bis 9 und 11 (−40, −40, −8, −24, −24, −16); KW 53 ohne Bedarf; darunter der Satz zur höchsten Wochenauslastung KW 9 mit 58 % und „Unterdeckte Rollen im Verlauf“: fünf kleinere Diagramme derselben Art, Bedarf in der Farbe der Rolle aus Teil A, Angebot grau – Metallbauer Fassade (rosa, 88 Stunden, KW 5 bis 7), Monteur Stahlbau (dunkelgrün, 48, KW 8 und 9), Konstrukteur Stahlbau (orange, 24, KW 49), Arbeitsvorbereiter (türkis, 24, KW 50), Monteur Fassade (hellgrün, 16, KW 11) — Bedarf und Angebot im Verlauf: In keiner Woche reicht das Angebot in der Summe nicht – die Unterdeckung zeigt sich erst an einzelnen Tagen, in 8 von 27 Wochen; je unterdeckter Rolle ein Diagramm in ihrer Farbe aus Teil A

Warum das nützlich ist

Vier Fragen zu den Rollen in einem Dokument: Wie verläuft die Last, welche Rolle trägt welchen Anteil, reicht das Angebot je Rolle, und wann wird es eng? Einzeln gibt es dafür eigene Prompts; dieser führt sie mit einem Zeitraum und abgeglichenen Summen zusammen, so dass die vier Bilder zueinander passen. Es ist dasselbe Kapitel, das im Management-Dashboard als Kapitel Rollen zur Wahl steht – hier allein, ohne die übrigen Kapitel.

Wie die Antwort entsteht

Die KI liest zwei Ansichten: die Rollenauslastung in der gewählten Zeitskala für Teil A und B und den Kapazitätsabgleich Personal je Rolle auf Tagesskala für Teil C; Teil D summiert dieselben Tageswerte je Abschnitt. Vor dem Zeichnen gleicht sie Gesamtaufwand und Aufwand je Rolle zwischen beiden Ansichten ab – weichen sie ab, nennt sie die Abweichung statt des Berichts. Für jedes Diagramm gilt die Regel seines eigenen Prompts: Rollenauslastung als Säulendiagramm für Teil A und Bedarf und Angebot im Verlauf für Teil D.

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Grenzen

Der Bericht beschreibt Rollen, keine Personen; das Angebot zählt Qualifikationskapazität, nicht Köpfe. Personen mit zwei Rollen haben geteilte Kapazität. Mit der Programmansicht nur bei gleichem Zeitfilter vergleichen. VZÄ gibt es nur für den Bedarf, nicht für das Angebot. Wer zusätzlich Ampeln, Termine oder Kosten braucht, nimmt das Management-Dashboard und wählt dort weitere Kapitel; alle 22 Fragen stehen im Katalog. Die Produktseite von Rillsoft Project beschreibt die Kapazitätsplanung. Verwandte Prompts:

Ausprobieren

Erste Schritte

Branchenpaket: Stahl- und Fassadenbau.rpp (Testportfolio)
Produktversion: Rillsoft Project 10 (Build 10.0.625)
Zuletzt geprüft: 2026-10-19
Belegstatus: Zahlen und Aussagen am genannten Beispielpaket gegen den genannten Produktbuild geprüft – MCP-Sitzung, Ansicht und Report, deutsches und englisches Paket mit gleichen Zahlen.